Para hacer un flujo de caja anota la plata que tenías al partir el mes, suma todo lo que entró a tu cuenta, resta todo lo que salió y obtienes con cuánto terminas. Repite cada mes y proyecta los siguientes con lo que te deben y lo que tienes que pagar.
Saldo final = saldo inicial + entradas − salidas¿Qué es un flujo de caja?
El flujo de caja es el registro de todo el dinero que entra y sale de tu negocio en un período. A diferencia del estado de resultados, no mira lo que vendiste o facturaste, sino lo que efectivamente llegó y salió de tu cuenta.
Por eso responde la pregunta que más importa en una pyme: ¿me alcanza la plata para pagar sueldos, proveedores e impuestos a tiempo? Un negocio puede tener utilidad y aun así quedarse sin caja. Si vendes con pago a 60 días y les pagas a tus proveedores a 30, esa diferencia la financias tú.
Cómo hacer un flujo de caja en 6 pasos
- Elige el período. Mensual para planificar. Si la caja está justa, llévalo semana a semana.
- Anota el saldo inicial. La plata que hay en las cuentas del negocio el primer día del período. Solo las cuentas de la empresa, no las personales.
- Registra las entradas. Ventas al contado y con tarjeta, facturas cobradas, abonos de clientes, créditos recibidos y devoluciones de impuestos. Solo lo que llegó a la cuenta, no lo que facturaste.
- Registra las salidas. Proveedores, sueldos, cotizaciones en Previred (hasta el día 13), arriendo, servicios, IVA y PPM del F29 (hasta el día 20), cuotas de créditos y retiros de los socios.
- Calcula el flujo y el saldo final. Flujo del período = entradas − salidas. Saldo final = saldo inicial + flujo. El saldo final de un mes es el saldo inicial del siguiente.
- Proyecta los próximos meses. Repite el ejercicio hacia adelante con lo que esperas cobrar (tus cuentas por cobrar) y lo que tienes que pagar: proveedores, sueldos e impuestos.
Ejemplo de flujo de caja mensual
Una ferretería de barrio en octubre. Los montos incluyen IVA, porque así entra y sale la plata de la cuenta.
Este negocio vendió $9.400.000 en el mes, pero le quedaron solo $360.000. Si un cliente se atrasaba con una factura de $1.000.000, el mes cerraba en rojo. Eso es lo que el flujo de caja te muestra y el estado de resultados no.
Flujo de caja proyectado: los próximos 3 meses
El flujo de caja proyectado es el mismo ejercicio hacia adelante. Con la misma ferretería, partiendo con el saldo final de octubre:
Diciembre se ve bien, pero en enero se vende menos y se paga el F29 con el IVA de las ventas de diciembre, y la caja baja $1.750.000. Verlo con 60 días de anticipación te da tiempo para cobrar antes, negociar un plazo con un proveedor o guardar plata en diciembre.
Cómo hacer un flujo de caja en Excel
- En la primera columna pon los conceptos y usa una columna por mes.
- Arriba el saldo inicial, después el bloque de entradas con su total, el bloque de salidas con su total, el flujo del mes y el saldo final.
- Usa =SUMA() para los totales, total entradas − total salidas para el flujo y saldo inicial + flujo para el saldo final.
- En cada mes nuevo, el saldo inicial es una fórmula que apunta al saldo final del mes anterior. Así la proyección se arrastra sola.
- Separa los meses reales de los proyectados (por ejemplo, con otro color) y actualiza los reales cada semana con tus cartolas.
Si no quieres partir de cero, la plantilla de flujo de caja en Excel ya trae todo esto armado: 12 meses, real y proyectado, calculadora de IVA y un ejemplo completo.
Errores comunes al hacer un flujo de caja
- Registrar lo facturado y no lo cobrado. Una factura sin pagar todavía no es caja.
- Olvidar el IVA. El IVA que cobras no es tuyo: lo pagas en el F29 del mes siguiente. Revisa las fechas en el calendario tributario.
- Mezclar la plata personal con la del negocio. Si sacas plata para gastos personales, regístralo como retiro.
- Dejar fuera las cuotas de créditos y los pagos anuales, como patente, contribuciones o seguros.
- Actualizarlo cuando hay tiempo. Un flujo de caja atrasado ya no sirve para decidir.
Flujo de caja en Excel o automático
El Excel sirve para partir, pero depende de que alguien baje las cartolas, copie los movimientos y los clasifique cada semana. Basta con atrasarse un mes para que el número deje de ser real.
Con un software de flujo de caja como ItSave, los movimientos llegan solos desde el banco y el SII, se concilian automáticamente con tus facturas y la proyección a 30, 60 y 90 días se actualiza todos los días. Tu primer flujo de caja queda listo en unos 5 minutos.